Rozpočet kolektivu mladých hasičů je finančním vyjádřením plánu činnosti, tedy co si za akce a nákupy materiálu naplánujeme na příslušný kalendářní rok, musí být finančně pokryto v rozpočtovaných příjmech.

Na sestavení rozpočtu kolektivu MH by se měl podílet jak hospodář SDH, tak vedoucí kolektivu.

Rozpočet na akci

Pro každou akci je nutno včas vypracovat dílčí rozpočet, který nám vyjádří všechny předpokládané příjmy a výdaje při akci.

Pokud je v rozpočtu akce uvažováno i se státní dotací, akce nesmí být zisková.

Každý rozpočet se skládá ze dvou částí:

a) předpokládané výdaje – zahrnují vše, co budeme muset v souvislosti s akcí zaplatit – ať již před, v průběhu či po ní.

     Jsou to např.: tisk pozvánek, poštovné, náklady na telefon, dopravu na jednání, nákup materiálu na akci, zdravotnický materiál, pojištění, výdaje na propagaci, stravování, ubytování, cestovné, spotřební materiál, vstupné na akce, mzdové náklady (dohody o provedení práce), přepravu materiálu, zhotovení fotografií..
     Vytvoříme také finanční rezervu pro případná nenadálá vydání, a to ve výši 10% celkových předpokládaných výdajů.

b) předpokládané příjmy – zdroje, které nám finančně pokryjí výdaje, a to zejména:

Dotace/grant

     Dotace udělují většinou ministerstva, krajské, obecní a městské úřady, magistráty. Spousta subjektů státní správy a samosprávy vypisuje pravidelná grantová řízení - zpravidla jednou ročně. Informace o podporovaných aktivitách, žádost a výčet nutných dokumentů, které mají být k žádosti doloženy, bývají k dispozici na příslušných www stránkách.

     V grantovém či dotačním řízení je nejdůležitější projekt. Avšak zvláště u orgánů státní správy a samosprávy je velmi důležité správně a bezchybně vyplnit formulář a všechny přílohy – formální chyba žádost automaticky vyřadí.

dárcovství (sponzorství) – podnikatelé a firmy

     Získáváním prostředků na činnost není jednoduchá záležitost. Vědní obor, který se touto tématikou zabývá se nazývá – fundraising. Určitě bychom si minimálně měli pamatovat, že: „Přesvědčit druhé dokážeme jen tehdy, jsme-li sami přesvědčení“,  „Nezískáváme peníze, ale člověka“ a  „Musíme požádat“.

     Pokud dárce souhlasí s podporou, je nutné předložit smlouvu. V případě firem dochází nejčastěji k uzavření smluv darovacích nebo sponzorských. Termíny dar a sponzorský příspěvek bývají často chápány jako synonyma, avšak je mezi nimi  zásadní rozdíl.

Dárcovství

      Darem je bezúplatný převod majetku (peněžních prostředků, věci, nemovitosti atd.). Jedním z charakteristických znaků je absence protislužby nebo protihodnoty od obdarovaného. Finanční dar je možno poskytnout prostřednictvím darovací smlouvy, kterou upravuje občanský zákoník.

      Daňové předpisy umožňují dárcům (nikoliv sponzorům) za poskytnutí darů zvýhodnění – hodnotu darů mohou odečíst od základu. Podmínky k odpočtu stanovuje zákon o dani z příjmů.

Sponzorství

     Sponzorování je poskytnutí příspěvku za proti plnění - poskytnutí propagační služby  (např. umístění loga na budově, ve vašem zpravodaji apod). Sponzorský příspěvek je platbou za vykonání služby.

     Sponzorství je třeba potvrdit uzavřením smlouvy o reklamě, příp. o spolupráci podle obchodního zákoníku, přičemž příjemce v ní vykáže činnosti směrující k naplnění marketingových cílů sponzora. Uzavřít smlouvu je nezbytně nutné, protože u v případě „sponzora“ jde o plně daňově uznatelné náklady na propagaci. Z hlediska příjemce (SDH) příjem z propagace  zvyšuje daňový základ.

samofinancování – příjmy z vlastní činnosti

     Když se nedostává dotací ani dárců a nechceme vybírat vysoké či žádné příspěvky od účastníků, přichází na řadu vlastní přičinění:

• děti si mohou vydělat peníze na akci na "brigádě" - sázení stromků, sběr ovoce či druhotných surovin, hrabání listí atd.
• příjmy z prodeje občerstvení na akci   
• do samofinancování zahrnujeme i příspěvek od našeho SDH

Příjmy z vlastní činnosti nejsou, na rozdíl od jiných příjmů, účelově vázány, což je nesporně velká výhoda.

poplatky účastníků

     Když se nedostáví ostatních zdrojů, je nutné přejít k razantnějšímu kroku, a to poplatkům účastníků, např. formou vstupného na akci, startovného na soutěži či příspěvku na úhradu nákladů výletu.

     Výši poplatku stanovíme nejčastěji tak, že částku chybějících příjmů vydělíme předpokládaným počtem účastníků.

     Výše poplatku musí být předem známa a případní účastníci s ní seznámeni. O příspěvcích musí být vedena řádná evidence a plátci musí obdržet doklad o zaplacení (příjmový pokladní doklad), pokud nezasílají peníze na účet. Např. u vstupného, kde předpokládáme větší počet účastníků je takovým dokladem vstupenka, jinak příjmový pokladní doklad.

      U účastnických poplatků (tábor, výlet) vedeme pro lepší přehlednost také hromadný seznam přispěvatelů (spolu s jejich bydlištěm a popř. datem narození) a s výší složené částky. V případě, že jsme po konání akce v zisku, rodičům poměrnou část vrátíme.

Vybrané peníze předáme hospodáři naší organizace (SDH) společně s kopiemi příjmových dokladů (originály dostanou plátci). Hospodář poté vystaví svůj příjmový doklad – potvrzení, že vybranou částku přebral do své pokladny. Tento doklad si uchováme pro sebe jako doklad, že jsme peníze v pořádku odevzdali.