1) Přihláška a evidenční karta člena

je důležitý dokument, který slouží novým mladým členům a jejich rodičům k získání prvních informací. Jsou na ní uvedeny nutné osobní údaje člena, potřebné pro členskou evidenci. Přihlášku vyplňuje člen nebo jednatel SDH a člen ji jen podepíše. Vlastnoruční podpis člena je nezbytný, neboť současně podepisuje prohlášení, kterým se zavazuje k dodržování Stanov a  kterým dává souhlas ke zpracovávání svých osobních údajů správci Sdružení hasičů ČMS. Na základě přihlášky se vydává průkaz mladého člena SH ČMS.

2) Členský průkaz SH ČMS a příloha k ČP pro mladé hasiče

     Členský průkaz SH ČMS je dokladem pro každého člena o příslušnosti k členské základně SH ČMS. Na titulní straně je uvedeno číslo členského průkazu, datum vystavení průkazu, razítko a podpis zástupce OSH. Ve spodní části je uvedeno jméno a příjmení, rodné číslo člena a datum vzniku členství. Pravdivost údajů potvrzuje člen svým podpisem. Na zadní straně je ponechán prostor pro záznamy o dosažené kvalifikaci a odbornosti v PO. Druhá kartička stejného provedení obsahuje oboustranně záznamy o placení členských příspěvků.

     Pro mladé hasiče je možné zakoupit přílohu k členskému průkazu. Na této příloze jsou uvedeny informace o členovi, souhlas rodičů, zdravotní údaje člena a získané výkonnostní třídy, odbornosti a specializace.

Náležitosti bez kterých je členský průkaz neplatný:

Razítko OSH, které částečně překrývá pravý dolní roh fotografie, fotografie zachycující aktuální podobu člena, podpis člena a záznam o zaplacení členského příspěvku.

3) Registrační list kolektivu

Obsahuje základní údaje o kolektivu (jmenný seznam, počty družstev ), o vedoucím kolektivu a o vedoucích a instruktorech družstev (jejich kvalifikaci, kontaktní údaje). Registrační list vyplňuje vedoucí kolektivu.

List je jedenkrát uložen u zřizovatele (SDH), jedenkrát u OSH a jedenkrát v archivu kolektivu. Vyplňuje se vždy k 1. 1.

4) Evidence členů kolektivu – zápisník vedoucího:

      Tuto evidenci je nejlepší vést formou kartotéky. Výhoda kartoték spočívá hlavně ve snadné možnosti doplňování a vyřazování listů, řazení a přenosnosti. Soubor informací by měl obsahovat: jméno a příjmení, bydliště, telefon, údaje o členství, rodné číslo, zdravotní údaje, zdravotní pojišťovnu a číslo pojištěnce, spojení na rodiče a další pomocné údaje. Přílohou evidenčního lístku člena kolektivu by měl být i písemný souhlas rodičů s členstvím ve sdružení.

     Jednou ročně je vhodné údaje aktualizovat – nejčastěji se mění údaj o zdravotním stavu. Podobu evidenčních lístků a způsob evidence si každý vedoucí určí sám podle svých zkušeností a potřeb.

     Staré evidenční lístky nevyhazujeme! Budete se divit, k čemu všemu budou tyto údaje užitečné – třeba budete potřebovat pomoc.

5) Evidence docházky

na schůzky a akce kolektivu je důležitou součástí života kolektivu. Používá se hlavně pro přehled aktivity jednotlivce a jeho hodnocení, jednak je to ukazatel zajímavosti činnosti (když je docházka většiny dětí pravidelná, znamená to, že práce kolektivu je dobrá – když docházka slábne, svědčí to o opaku). Evidence docházky je důležitá i pro dokladování skutečnosti, že dítě ten den opravdu bylo nebo nebylo na schůzce.

Doporučený způsob:

Pro přehlednost je nejlepší použít evidenční tabulku na volném listě. Tento způsob má výhodu ve snadné vystavitelnosti (na nástěnku) a snadné archivaci. Údaje v tabulce musí být jednoduché a srozumitelné např.: P = přítomen, O = omluven, N = neomluven. Je vhodné poznamenat si i dřívější odchody.

6) Plány činnosti

jsou  oblastí, která je zatracovaná a opomíjená – neprávem! Plánování, pokud si na něj zvykneme a budeme ho používat, nám ušetří mnoho času a práce. Sestavování plánů musí mít posloupnost:

• celoroční – rámcový plán: sestavuje se po měsících, v heslech a bez termínů

• měsíční – rozpracovává celoroční plán do jednotlivých schůzek, s termíny konání a rozdělením úkolů

• příprava na schůzku – vychází z měsíčního plánu, zadává jednotlivé úkoly

Přípravu na schůzku vypracujeme s předstihem, aby děti a dospělí věděli, jak se na schůzku přichystat a co si vzít s sebou. Není nic horšího, než když přijdeme na schůzku a teprve tam se rozhodujeme, „co budeme dělat“. Nezapomeň na podíl dětí při sestavování plánů činnosti!!! 

7) Kronika kolektivu

je pro činnost kolektivu jedním z nejdůležitějších dokumentů. Je nositelem tradic oddílu, oživovačem vzpomínek a hlavně hmatatelným dokladem, že to opravdu bylo. Dobře vedená kronika je nesmírným pomocníkem každého vedoucího. Tento dokument se stává součástí různých ceremoniálů a děti zbožňují ceremoniály. Největší odměnou v kolektivu se může stát, že je člen zapsán do kroniky. Vyznamenáním pak to, že může na kronice pracovat.

Doporučený způsob:

Na základě dvacetileté zkušenosti doporučuji vést kroniku na volných listech, má to nesporně více výhod než kronika vázaná. Hlavní výhody jsou:

• na kronice může pracovat společně několik dětí nebo družin
• volné listy jsou snadno vystavitelné
• pokud používáme jednotný formát (nejlépe A4) pro všechny dokumenty v kolektivu (třeba evidence docházky), může se každý dokument stát částí kroniky
• můžeme použít libovolné výtvarné techniky a lepit cokoli
• zkažený list lze jednoduše nahradit
• děti k takové kronice mají lepší vztah, protože si ji vytvoří samy

Bylo by sice jednodušší jít do papírnictví a koupit nadepsanou vázanou knihu, do které stačí jen zapisovat, ale efekt je malý.

Do kroniky nezapisujeme každou schůzku, ale jen větší a významnější události. Kronika je chlouba kolektivu! Uvidíte, co to s dětmi bude dělat, když vytáhnete staré kroniky kolektivu, nebo až uspořádáte vzpomínkové setkání bývalých členů kolektivu.