Řádné fungování KŠ vyžaduje, aby i v období mimo jeho aktivaci, byla jeho činnost podporována. Jedná se zejména o

• přípravu osob zařazených do krizového štábu a
• tvorbu dokumentace pro podporu činnosti krizového štábu.

a) Příprava dokumentace krizového štábu

Přípravou dokumentace krizového štábu se rozumí

•  zpracovávání vlastních dokumentů, písemností a formulářů

nebo

• převzetí dokumentů od ostatních orgánů, které se podílejí na řešení mimořádných a krizových situací ve správním území obce, resp. ORP [5].

Mezi předem zpracovávané dokumenty patří zejména Krizový plán ORP [6,49,53]. A dále pak dokumenty využívané při jeho zpracování, tj. např.:

•  havarijní plán kraje [52],
• vnější havarijní plány [49,61],
• povodňový plán obce [55], apod.

Pozornost v rámci přípravy dokumentace pro KŠ nutno věnovat rovněž přípravě jednotných geografických podkladů,[1] a to jak v analogové, tak i v digitální formě. Přitom nutno brát ohled na státní mapová díla a další geografické produkty vytvářené pro zajišťování obrany státu. Např. KŠ obce by měl mít k disposici následující základní mapové podklady:

• mapu katastrálního území vlastní obce v měřítku 1 : 5 000 až 1 : 10 000,
• mapy správního území ORP v měřítku 1 : 10 000 až 1 : 25 000,
• mapu správního území kraje v měřítku 1 : 50 000,

Výběr map vhodných měřítek bude záviset zejména na rozloze sledovaného správního území a požadované podrobnosti. Vše taky nutno dát do souladu s požadavky ostatních účastníků v systému řešení mimořádných a krizových situací.

[1] § 26a zákona č. 240/2000 Sb.

b) Vedení dokumentace o činnosti krizového štábu

Dokumentaci o činnosti krizového štábu tvoří písemnosti zpracované po dobu aktivace krizového štábu při řešení mimořádné nebo krizové situace. Pro činnost krizového štábu obce je vhodné vést následující dokumenty:

• Deník doručených a odeslaných zpráv,
• Protokol o postupu řešení mimořádné situace,
• Situační mapu,
• Zápisy ze zasedání krizového štábu. [5,33]

Deník doručených a odeslaných zpráv

Deník doručených a odeslaných zpráv je dokument, který eviduje každou příchozí a odchozí zprávu určenou krizovému štábu jako celku, resp. jeho jednotlivým členům. Evidenční záznam obsahuje následující položky:

• Pořadové číslo záznamu,
• Datum a čas přijetí zprávy,
• Odesilatel zprávy,
• Adresát zprávy,
• Obsah zprávy,
• Způsob dopravy zprávy,
• Kdo zprávu přijal,
• Komu byla zpráva předána,
• Datum a čas předání zprávy,
• Poznámka

Příklad uspořádání evidenčního záznamu uvádí Tabulka 9.1.

Tabulka 9.1: Deník doručených a odeslaných zpráv krizového štábu obce

Deník doručených a odeslaných zpráv vede službu konající referent Sekretariátu KŠ.

Protokol o řešení mimořádné situace

Protokol o řešení mimořádné situace je základním dokumentem, který zaznamenává postup krizového štábu při řešení mimořádné situace. Jeho účelem je integrovat informace, které výmazným způsobem přispívají k získání uceleného přehledu o průběhu řešení nastalé mimořádné situace. Jednotlivé poznatky (výsledky analýzy obsahu zpráv, přijatá rozhodnutí a další) se zaznamenávají ve formě textové a grafické. Pro záznam textu je možné využít jednotného formuláře - viz Tabulka 9.2.

Tabulka č. 9.2: Vzor Protokolu o řešení mimořádné situace

Formulář standardizovaného hlášení je v Příloze 4.

Situační mapa

Rozhodující opatření odezvy na vznik mimořádné situace v daném místě a opatření k ochraně obyvatelstva v postiženém území se mohou zaznamenat rovněž graficky do situační mapy.

Podkladem pro grafickou evidenci je základní mapová sada sestavená v rámci přípravy dokumentace krizového štábu, jak již bylo zmíněno v předchozím.

Základní mapová sada je doplněna o speciální mapové podklady, které se vztahují ke správnímu území, např. zóny havarijního plánování, mapy povodňových rizik, orientační plány a schémata vybraných bezpečnostně významných objektů apod.

Do situační mapy se zaznamenávají:

• oblasti postižené dopadem mimořádné události,
• navazující nebezpečné oblasti,
• poškozené objekty v  území a rozsah poškození (místní poměry),
• dislokace bezpečnostně významných objektů[1] („BVO“) v území,
• operující záchranná uskupení (záchranné odřady),
• nástupní prostory a shromaždiště záchranných složek,
• operační členění území (sektory a úseky) a hlavní směry vedení operací (těžiště zásahu),
• umístění prvků řízení záchranných a likvidačních prací v postiženém území (velitelská stanoviště, dislokace pracovišť krizových štábů), apod.

Při evidenci situace v jednotlivých postižených lokalitách se využívá taktických značek a grafických symbolů, které jsou součásti doporučeného Katalogu grafických značek.

Protože situační mapa se průběžně mění, pořizuje se k rozhodujícím opatřením odezvy na vznik mimořádné situace kopie situační mapy k danému časovému okamžiku, např. jejím ofotografováním.

[1] Pod pojmem bezpečnostně významné objekty rozumíme budovy, zařízení a plochy, jejichž provozování má vliv na zvyšování rizika v území - objekty R (Risk) nebo jeho eliminaci - objekty S (Safety).

Zápisy ze zasedání krizového štábu

Zápisy ze zasedání krizového štábu je integrující pojmenování pro soubor písemností, resp. audiozáznamů, vzniklých v souvislosti se zasedáním krizového štábu. Obsahuje zpravidla

• zápisy ze zasedání krizového štábu,
• zvukové záznamy ze zasedání krizového štábu,
• návrhy tiskových prohlášení a informací pro veřejnost,
• dokumenty zpracované pro jednání krizového štábu.

Zápis ze zasedání krizového štábu zpravidla obsahuje:

• datum a čas zahájení zasedání.
• místo zasedání krizového štábu,
• prezenční listinu účastníků zasedání,
• program zasedání,
• stanoviska jednotlivých účastníků zasedání k jednotlivým projednávaným bodům
• rozhodnutí předsedy KŠ k jednotlivým projednávaným bodům,
• datum a čas ukončení zasedání,
• jméno a podpis zapisovatele,
• schvalovací doložku předsedy krizového štábu,
• rozdělovník pro doručení kopii zápisu.

Jednotlivé strany zápisu se opatří číslem stránky a počtem stran, které dokument obsahuje.

K zápisu se pro archivaci přikládá zvukový záznam z jednání a v kopii sada zpracovaných dokumentů projednávaných na zasedání krizového štábu. [1]

[1] Čl. 7 odst. 3 Směrnice [4]