Povodňová kniha je pracovní deník, který vedou povodňové orgány a organizace, jimž to ukládá zákon o vodách [55]. V obci záznamy v povodňové knize provádí povodňový orgán obce.

Zápisy do povodňové knihy provádějí pověřené osoby, které jsou povinny každý zápis podepsat. Zápis obsahuje zejména:

• doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí zprávy (např. záznam telefonátu),
• doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,
• veškeré příkazy/pokyny (jejich obsah),
• propis provedených opatření,
• výsledky povodňových prohlídek.

Pro záznam je možné využít tabulkový formát – viz Tabulka 5.1. Zprávám se přiděluje evidenční číslo (obdoba čísla jednacího) a uvádí se, kde a jak je zpráva založena.

Tabulka 5.1 - Záznamník přijatých a odeslaných zpráv [64]

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem (doporučení):

1. telefonické zprávy se rovnou zapisují do povodňové knihy, nebo se nahrají na diktafon a později přepíší. Zprávě se přidělí evidenční číslo, uvede se, od koho byla přijata, kdy byla přijata, její obsah, komu, kdy a jakým způsobem byla předána,
2. zprávám, které jsou již v tištěné formě, např. fax nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, do něhož se uvedou pouze údaje, kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a obsah. Zaevidovaná zpráva se uloží do desek pro ukládání dokumentů. Z faxových zpráv tištěných na termopapíru, který má malou trvanlivost, se musí provést kopie, nebo se zpráva oskenuje.
3. zprávy na elektronických médiích, CD/DVD, magnetofonových a video kazetách se evidují jako ostatní zprávy podle bodu 2.